Das System ermöglicht die Generierung von Dokumenten, die für den täglichen Betrieb von Agenturen unerlässlich sind. Um ein bestimmtes Dokument zu generieren, muss zuerst die Vorlage definiert oder vorbereitet werden. Vorlagen sind im Wesentlichen Dokumentinhalte, die später zur Generierung von Dokumenten verwendet werden können. Dies ermöglicht es, Verträge, Vorverträge, Inspektionsberichte usw. mit allen notwendigen Elementen vorzubereiten, sodass es einfach ist, ein bestimmtes Dokument zu generieren, indem einfach die Vorlage ausgewählt wird.
Sie finden das Hinzufügen von Dokumentvorlagen im Hauptmenü unter Kontakte -> Dokumentvorlagen. Auf der neuen Seite sehen Sie eine Liste bereits hinzugefügter Vorlagen (falls vorhanden) und eine Schaltfläche zum Hinzufügen einer neuen Vorlage. Beim Öffnen des neuen Vorlagenformulars können Sie eine neue Vorlage mit ihrem Titel eingeben, damit Sie sie beim Generieren eines Dokuments leicht erkennen und auswählen können. Dann geben Sie eine Beschreibung ein (optional), die die Vorlage genauer beschreiben kann.
Die nächsten Optionen beziehen sich auf die Arten von Daten, die zur Generierung eines bestimmten Dokuments benötigt werden. Hier können Sie Daten im Zusammenhang mit Kontakt und Immobilie auswählen. Bei Auswahl einer oder beider Datenoptionen können Sie im Texteditor unten (der für die Texteingabe verwendet wird) unter dem ersten Symbol { } alle Daten sehen, die Sie in die Vorlage aufnehmen können.
Der Texteditor ist relativ einfach und ähnelt einer vereinfachten Version von MS Word, in der Sie Text nach Belieben hinzufügen und bearbeiten können. Wo spezifische Daten benötigt werden, verwenden Sie das Symbol { } und wählen aus, welche Daten das System beim Generieren des Dokuments einfügen soll.
{primary.fa-info-circle} Neben ausgewählten Daten (Kontakt oder Immobilie) sind unter dem Symbol { } immer grundlegende Daten über die Agentur und das spezifische Dokument verfügbar.
Bei Auswahl einer Variablen (Daten) unter dem Symbol { } im Editor wird ein Tag wie { !!$agency->title!! } hinzugefügt, das anzeigt, dass das System an dieser Stelle den Namen Ihrer Agentur einfügen soll. Dasselbe gilt, wenn wir einige Daten über einen Kontakt oder eine Immobilie hinzufügen. Dies erstellt eine allgemeine Dokumentvorlage ohne spezifische Daten, mit den aufgelisteten "Variablen", die das System während der Dokumentgenerierung automatisch mit echten Daten füllt. Dies impliziert, dass wir zur Generierung bestimmter Dokumente einen bestimmten Kontakt oder eine bestimmte Immobilie auswählen müssen, damit das System die Vorlage mit echten Daten füllen kann. Zum Beispiel wird { !!$contact->name!! } { !!$contact->surname!! } durch den Vor- und Nachnamen des Kontakts ersetzt.
{warning.fa-exclamation-circle} Wenn Sie eine Variable im Zusammenhang mit Kontakt oder Immobilie ausgewählt haben, ändern Sie die Optionen "Benötigte Daten" über dem Texteditor danach nicht.
Dies bezieht sich auf Situationen, in denen Sie beispielsweise die Option "Kontakt" ausgewählt, Variablen im Zusammenhang mit dem Kontakt in der Vorlage hinzugefügt haben und diese Option dann deaktivieren möchten. Dadurch kann die Dokumentgenerierung aus dieser Vorlage verhindert werden oder ein Dokument ohne die enthaltenen Kontakt- oder Immobiliendaten entstehen.
Es ist wichtig, die Option Duplizieren der Vorlage zu erwähnen. Da wir in der Praxis oft verschiedene Dokumente mit kleinen Unterschieden haben, ist die Option zum Duplizieren von Vorlagen sehr nützlich. In der Vorlagenübersicht befindet sich neben jeder Vorlage eine Schaltfläche Duplizieren, die eine Kopie der Vorlage erstellt und Kopie zum Namen der Vorlage hinzufügt. Diese neu erstellte Vorlage ist eine exakte Kopie der ursprünglichen Vorlage und kann nach Belieben bearbeitet werden (Titel, Inhalt usw.).
{primary.fa-info-circle} Das Bearbeiten der kopierten Vorlage wirkt sich nicht auf die ursprüngliche Vorlage aus.
Beim Hinzufügen von Vorlagen können wir wählen, ob das generierte Dokument die Standard-Kopf- und Fußzeile enthalten soll. Diese Teile des Dokuments können auf der Registerkarte "Kopf- und Fußzeile" in der Dokumentvorlagenübersicht hochgeladen werden. Sie können Bilder hochladen, die die Kopf- und Fußzeile darstellen.
{primary.fa-info-circle} Das Format und die Größe der Bilder sind im Upload-Bereich angegeben.
Bei der Definition einer Vorlage haben wir unter dem Texteditor die Möglichkeit, die Kopfzeile so zu aktivieren, dass sie nur auf der ersten Seite oder auf jeder Seite erscheint, sowie die Dokumentfußzeile zu aktivieren.
Nach dem Speichern der Vorlage oder dem Vornehmen von Änderungen kehren wir zur Vorlagenübersicht zurück, wo sich eine PDF-Schaltfläche befindet, die uns zeigt, wie das Dokument aussehen wird. Das angezeigte Dokument enthält Testdaten, und die Vorschau öffnet sich in einem neuen Fenster im PDF-Format. Dies ist nicht das tatsächliche Dokument und wird nirgendwo gespeichert; es dient nur als Vorschau des zukünftigen Dokuments.