Dokumente können an zwei Stellen im System hinzugefügt oder erstellt werden. Die erste ist in der Kontaktübersicht, wo wir zusätzlich zu Gelegenheiten und Anfragen für den Kontakt auch eine Tabelle mit allen Dokumenten im Zusammenhang mit diesem Kontakt haben. Hier können Sie auch die Schaltfläche Dokument hinzufügen sehen. Durch Klicken auf diese Schaltfläche wird ein Popup-Fenster geöffnet, in dem wir auswählen können, welche Vorlage wir zur Generierung des Dokuments verwenden möchten.
{warning.fa-exclamation-circle} Hier werden nur Vorlagen angezeigt, die die Option ausgewählt haben, Daten vom Kontakt zu benötigen.
Nach Auswahl der Vorlage und Klicken auf die Schaltfläche Dokument erstellen öffnet sich ein neues Fenster, in dem Daten für das spezifische Dokument eingegeben werden müssen. Diese Daten umfassen die Dokumentreferenznummer, den Dokumenttitel, das Dokumentdatum, das Ablaufdatum des Dokuments und den Status. Wenn die ausgewählte Vorlage Immobiliendaten erfordert, sehen wir auch ein Feld zur Auswahl der Immobilie, die im Dokument enthalten sein wird. Auf der linken Seite des Fensters können wir sehen, für welchen Kontakt das spezifische Dokument generiert wird.
{primary.fa-info-circle} Der Dokumentstatus ist wichtig für die Verfolgung des Zustands des Dokuments und die Überwachung im Laufe der Zeit.
Sobald alle erforderlichen Daten ausgefüllt sind, muss die Schaltfläche Dokument generieren geklickt werden, die das Verfahren zur Dokumentgenerierung startet und automatisch alle "Variablen", die in der Vorlage gefunden werden, mit spezifischen Daten füllt.
Das generierte Dokument erscheint in der Dokumentliste in der Kontaktübersicht. Das Dokument kann jetzt im PDF-Format geöffnet werden, indem Sie auf die Schaltfläche PDF klicken oder bei Bedarf bearbeitet werden, indem Sie auf die Schaltfläche Bearbeiten klicken. Dieses Dokument ist ein spezifisches Dokument, und sein Status und alle Änderungen werden im System aufgezeichnet. Jede Änderung am Dokument wird in der Dokumentzeitleiste vermerkt, die auf der linken Seite sichtbar ist, wenn das Dokument geöffnet wird. Dokumentänderungen speichern die alte Version, die Zeit der Änderung und Daten über die Person (Systembenutzer), die das Dokument geändert hat. Diese Änderungen können durch Klicken auf die Nachricht Prüfen! in der Zeitleiste angezeigt werden. Dies erreicht Sicherheit, Kontrolle und ständige Überwachung des Lebenszyklus des Dokuments und seiner Änderungen.
{primary.fa-info-circle} Durch Klicken auf die Nachricht Prüfen! in der Zeitleiste öffnet sich ein neues Fenster, das beide Versionen des Dokuments nebeneinander zeigt, die alte - vor der Änderung, und die neue Version - nach den Änderungen.
Jedes Dokument kann gelöscht werden, indem Sie auf die Schaltfläche mit dem Papierkorbsymbol klicken.
Die zweite Stelle, an der Dokumente hinzugefügt/generiert werden können, ist in der Immobilienübersicht. Das Prinzip ist genau dasselbe wie beim Hinzufügen von Dokumenten zu einem Kontakt. Dokumente, die für die Immobilie hinzugefügt wurden, finden Sie in der Liste in der Immobilienübersicht.
Wir können die Ansicht aller Dokumente unter Kontakte -> Liste aller Dokumente öffnen. Auf dieser Seite können wir die Liste aller hinzugefügten Dokumente sehen, unabhängig davon, ob sie unter einem Kontakt oder einer Immobilie hinzugefügt wurden. Hier können wir PDF-Dokumente öffnen, sie bearbeiten oder löschen. Das Bearbeiten ist genau dasselbe, als ob wir das Dokument vom Kontakt oder der Immobilie aus geöffnet hätten.