Um eine Aufgabe hinzuzufügen, öffnen wir Aufgaben -> Neue Aufgabe hinzufügen. Auf dieser Seite können wir Felder sehen, in die wir grundlegende Aufgabeninformationen eingeben müssen (z. B. Name, Beschreibung ...), den Aufgabentyp aus dem Dropdown-Menü auswählen, dann Datum und Uhrzeit auswählen, bis zu denen die Aufgabe abgeschlossen sein sollte, Unteraufgaben hinzufügen (optional). Im oberen rechten Teil der Seite befindet sich ein sehr wichtiges Element (Attribut) beim Hinzufügen einer Aufgabe. Hier wählen wir aus, worauf sich diese Aufgabe bezieht, und die Optionen sind: allgemein, bezogen auf einen Kontakt, bezogen auf eine Immobilie und zuletzt bezogen auf eine Gelegenheit. Danach bestimmen wir die Priorität und den Aufgabenstatus und weisen schließlich die Aufgabe einem Mitarbeiter zu. Dieser Benutzer erhält automatisch eine E-Mail, die ihn über eine neue Aufgabe im System benachrichtigt.
{primary.fa-info-circle} Achten Sie beim Hinzufügen einer Aufgabe auf die Option 'Bezogen auf'. Dies wird sich auf das Hinzufügen von Elementen zu den Zeitleisten von Immobilien, Kontakten oder beiden auswirken!
Wenn die Option 'Bezogen auf' als allgemein gewählt wird, wird diese Aufgabe niemandes Zeitleiste beeinflussen. Wenn 'Bezogen auf eine Immobilie' ausgewählt wird, erhalten wir die Option (Dropdown-Menü unten), auszuwählen, welche Immobilie wir meinen. Nach Abschluss dieser Aufgabe - wenn der Status abgeschlossen wird, wird das Hinzufügen eines Elements zur Zeitleiste für diese Immobilie des Typs der Aufgabe (z. B. Telefonanruf, Besprechung usw.) und mit einer Beschreibung initiiert, die die Aufgabenzusammenfassung sein wird. Ähnlich wird dasselbe passieren, wenn 'Bezogen auf einen Kontakt' oder 'Bezogen auf eine Gelegenheit' ausgewählt wird. Der einzige Unterschied besteht darin, dass, wenn Gelegenheit gewählt wird, ein Element zur Zeitleiste sowohl für die Immobilie als auch für den Kontakt hinzugefügt wird, der mit dieser Gelegenheit verbunden ist, was logisch ist.
Um Aufgaben im Board-Format (Kanban) anzuzeigen, öffnen wir Aufgaben -> Board-Ansicht. Auf dem Board werden Aufgaben angezeigt in Form von Karten, und ihr Status kann geändert werden, indem die Karte von einer Spalte zur anderen "gezogen" wird. Jede Spalte hat eine Beschreibung (Name), d.h. einen Status, den sie repräsentiert. Jede Karte repräsentiert eine Aufgabe mit allen relevanten Informationen. Durch Klicken auf eine Karte öffnet sich ein Fenster auf der rechten Seite, wo wir die vollständige Aufgabe mit Unteraufgaben, Immobilienbeschreibung, Kontakt und alles im Zusammenhang mit der Aufgabe sehen. Unteraufgaben können als abgeschlossen markiert werden. Zusätzlich kann jede Aufgabe kommentiert werden, und Anfragen im Zusammenhang mit der Aufgabenausführung können gestellt werden. Das Kommentieren einer Aufgabe löst das Senden einer E-Mail an die für die Aufgabe verantwortliche Person aus, als Benachrichtigung, dass die Aufgabe kommentiert wurde. Am unteren Rand des Fensters auf der rechten Seite gibt es auch ein Feld zur Eingabe der Aufgabenzusammenfassung, die von der Person ausgefüllt werden sollte, die die Aufgabe abgeschlossen hat. Dies wird auch in das Zeitleistenelement eingegeben, wenn die Aufgabe abgeschlossen ist. Oben können Aufgabenfilter basierend auf dem Ablaufdatum gesehen werden.
{primary.fa-info-circle} Im Allgemeinen sieht jeder Systembenutzer nur seine Aufgaben (die ihm zugewiesen sind). In den Rollen- und Berechtigungseinstellungen gibt es eine Option Alle Aufgaben anzeigen. Benutzer mit dieser Berechtigung sehen die Schaltfläche Alle Aufgaben anzeigen oben, und alle Aufgaben werden angezeigt (die des Benutzers und die aller anderen Benutzer).
Um Aufgaben im Tabellenformat anzuzeigen, öffnen wir Aufgaben -> Tabellenansicht. In der Tabelle werden Aufgaben angezeigt in Zeilen, und ihr Status kann geändert werden, indem auf die entsprechende Schaltfläche in der Zeile geklickt wird, die vom Typ "Verschieben nach ..." sind. Alles andere ähnelt der Board-Ansicht.
Um Aufgaben im Tabellenformat anzuzeigen, öffnen wir Aufgaben -> Kalenderansicht. Klassische Kalenderansicht, in der Aufgaben im Kalenderformat angezeigt werden. Die Aufgaben werden in Form von Karten angezeigt, und ihr Status kann durch Öffnen der Aufgabe in der Seitenleiste geändert werden (Klick auf Aufgabe im Kalender).